Счетоводна кантора · България · води книгите на международна компания за хостинг и центрове за данни

Пет платежни канала, равнени и осчетоводени в AJUR всеки месец

Плащанията идваха с карта, през PayPal, с банков превод и по два крипто канала. Всеки превеждаше парите на пакети дни след продажбата и през междинни сметки. Счетоводител губеше по 3-4 дни месечно, за да свърже поръчките с депозитите, а едно разминаване можеше да обърне целия месец. Днес месецът се равнява без човешка намеса и влиза в счетоводния софтуер като готов файл за импорт.

Five Payment Channels Reconciled and Booked to AJUR Every Month

Индустрия: Счетоводство и текущо осчетоводяване
Функция: Финанси и счетоводство
Регион: България

Резултати

600
фактури, обработени в едно месечно пускане: 1 778 счетоводни реда и 0 системни грешки.; 95%
от банковите редове без ръчна работа: Обработени са 100% от фактурите.; ~3 мес.
възвръщаемост на инвестицията: Спестява 3-4 дни работа на счетоводител месечно.

Предизвикателството

Клиентът ни е малка счетоводна кантора в България. Автоматизацията е за един от нейните клиенти: компания за хостинг и центрове за данни с онлайн продажби към клиенти от целия свят.

Този доставчик получава плащания по пет канала и нито един не превежда парите поръчка по поръчка. Картовият процесор обединява продажбите от цял ден в едно изплащане. PayPal прехвърля средствата към Wise. Крипто борсата продава кошница монети и дни по-късно превежда една обща сума, често по-голяма или по-малка от фактурираната. Преди да стигнат до банката, парите минават през междинни сметки. Счетоводството се води в AJUR, по-стара българска счетоводна система без API, в която данни влизат единствено през собствения ѝ импортен файл.

Всеки месец счетоводител отваряше седем експорта един до друг. Свързваше поръчките с депозитите, разпределяше всяко изходящо плащане, определяше правилното ДДС третиране за всеки клиент и след това въвеждаше резултата ръчно, запис след запис.

Истинската цена

3-4 дни работа на счетоводител всеки месец, в кантора с двама души.
Крехки книги. Разминаване, открито по-късно, налагаше записите за цял месец да се разглобят.
Без икономия от мащаба. Усилието следваше обема поръчки на клиента, а не хонорара на кантората.
Крипто експозиция. Разликата в курса между фактурата и продажбата на монетите лесно се изпускаше или се осчетоводяваше грешно.

Какво направихме

Изградихме система за месечно равнение и осчетоводяване, която работи без надзор върху самостоятелно хостван n8n. Равнението и импортът в счетоводството не са два отделни проекта, а една автоматизация.

Седем входа, един формат

Четем две банкови извлечения, два експорта от Stripe, PayPal, Wise и регистъра на CoinGate и привеждаме всеки от тях към един вътрешен формат, каквито и кодировка и подредба да използва доставчикът. Всяка поръчка тръгва от основния регистър на поръчките, а начинът ѝ на плащане избира маршрута за съпоставяне.

Отделен механизъм за всеки платежен маршрут

Платежен маршрут	Логика на съпоставяне
Карта (Stripe)	От поръчка през движение по баланса и изплащане до банков депозит, по сума и дата в прозорец от 5 дни
PayPal	От поръчка през дневното теглене от PayPal до депозит в Wise, в прозорец от 5 дни
Банков превод	Клиентската референция в основанието на плащането
CoinGate	От поръчка през първото теглене на или след датата ѝ до банков депозит за точната сума
Kraken (BTC, LTC)	Префиксът на транзакционния код, тъй като банката съкращава кода

Всяко движение на парите

Всеки преход през междинна сметка проследяваме и осчетоводяваме. Така веригата тръгва от поръчката, минава през процесора и междинната сметка и стига до банковия ред и счетоводния запис.
Ценовите разлики при крипто между фактурата и продажбата се отнасят автоматично към курсови печалби или загуби.
ДДС според клиента. За всяка фактура проверяваме къде е клиентът и дали е фирма или физическо лице и прилагаме вътрешно, ЕС или извън ЕС третиране.
Няколко валути. За всяка транзакция има превалутиране и съпоставяне на доставчик към сметка.

Подреждане на изходящите плащания

Изходящите банкови редове минават през правила в твърд ред и печели първото, което съвпадне. Първо се отсяват банкови такси, вътрешни преводи, плащания към НАП, заплати и движения със свързани лица. Останалото се отнася към доставчикова сметка според държавата на банката на контрагента: вътрешна, ЕС, извън ЕС, теглене на пари в брой или банкова такса. При картовите плащания няма IBAN на контрагента, затова вземаме държавата от описанието на търговеца. Ред, който мине през всички правила без съвпадение, попада в списък за проверка. Нищо не получава стойност по подразбиране, без някой да го види.

Файл, който старата система приема

AJUR приема само едно: собствения си файл, специален формат с разделители, точно определена кодировка, блокова структура и поредни регистрационни номера. Всяка равнена транзакция превръщаме в дебитен и кредитен запис точно в този формат. Автоматизацията подготвя файла и го доставя. Счетоводителят прави импорта и сам решава какво да се осчетоводи и кога.

Повторното пускане е безопасно. То изгражда наново целия месец като нов пакет, а не като разлика, която може да се засече с вече внесени номера. Старите пакети остават в историята.
Отчети. Всеки месец отчет показва за всяка транзакция статуса, съпоставката и счетоводния запис. Маркираните редове стоят отделно в опашка за преглед.

Инструменти

Слой	С какво работим
Оркестрация	Самостоятелно хостван n8n
Източници на данни	Файлове от Stripe, PayPal, Wise, CoinGate и Kraken, плюс банковите извлечения
Работна среда и настройки	Google Drive чрез сервизните конектори на n8n и Excel файл, който е на счетоводителя
Бизнес правила	Съпоставяне по маршрути, ДДС логика, класификация на доставчици в твърд ред, превалутиране
Счетоводна система	AJUR, през собствения му формат за импорт

Резултатът

	Преди	След
Приключване на месеца	3-4 дни време на счетоводител	Едно пускане без надзор
Обработка на фактури	Ръчно	100%
Редове от банкови извлечения	Разпределяни ръчно	Около 95% автоматично
Счетоводни записи	Въвеждани поотделно	Един файл, внесен направо в системата
Възвръщаемост		Приблизително 3 месеца

Едно месечно пускане обработи 600 фактури и създаде 1 778 счетоводни реда. 11 реда останаха за ръчен преглед, а системните грешки бяха 0.
Всички фактури обработени, 100%, и около 95% от банковите редове без човешка намеса.
3-4 дни по-малко работа за счетоводителя всеки месец. Инвестицията се върна за приблизително три месеца.
Всяка поръчка се проследява от начало до край: от поръчката, през процесора и междинната сметка, до банковия ред и счетоводния запис.
Неясното се показва, не се отгатва. Когато данните не стигат за решение, редът се маркира и причината е записана на него.
Кантората вече ползва същата рамка за конфигурация и изключения за повече от един свой клиент.

Рискът, който често се подценява

Доставчиците сменят формата на експортите си. Добавят се нови платежни канали и нови междинни сметки. Ако никой не отговаря за конфигурацията, делът на съпоставените плащания пада, без някой да забележи. Тук всяко правило и всяка сметка са в работна книга под контрола на счетоводителя.

Изградено с

Платформите и инструментите, на които работи решението.

Обхват

Услуги

Индустрии

Бизнес функции

Финанси и счетоводство

Резултати за бизнеса

Още казуси

Сходни проблеми, измерени по същия начин.

Всички казуси

Month-End Close Automation for a 1,500-Order Online Store

Счетоводна кантора, България · затваряне на месеца за уеб магазин с 1 000-1 500 поръчки на месец

Автоматично месечно приключване за онлайн магазин с 1 500 поръчки

за пълно приключване на месеца: < 2 мин; за пълно приключване на месеца
от записите за продажби, вързани автоматично: 98%; от записите за продажби, вързани автоматично

Bank Statements That Reconcile and Post Themselves

Счетоводна фирма · България · екип от 10-15 души, обслужва над 100 дружества

Банкови извлечения, които се изравняват и осчетоводяват сами

от операциите се изравняват и осчетоводяват автоматично: ~90%; от операциите се изравняват и осчетоводяват автоматично
формата на извлечения от български банки: 5; формата на извлечения от български банки

Българска счетоводна кантора · 10-15 служители · води счетоводството на 100+ клиентски дружества

Банкови извлечения, свалени без ръчна работа

клиентски дружества, обработвани два пъти в месеца: 70+; клиентски дружества, обработвани два пъти в месеца
банкови портала, управлявани с RPA: 3; банкови портала, управлявани с RPA