Българска счетоводна кантора · 10-15 служители · води счетоводството на 100+ клиентски дружества
Банкови извлечения, свалени без ръчна работа
Достатъчно е да се изпусне една банкова сметка и месецът се затваря с непълни данни. Кантората поемаше този риск два пъти в месеца: повече от 70 клиентски дружества, три банкови портала и двуфакторна защита при всеки вход. Днес никой не тегли извлечения ръчно.
- Индустрия
- Счетоводство и текущо осчетоводяване
- Функция
- Финанси и счетоводство
- Регион
- България
- Продължителност
- 6 седмици
- Екип
- 3 души
Резултати
- 70+
- клиентски дружества, обработвани два пъти в месеца
- Всички сметки във всички банки, без човешка намеса.
- 3
- банкови портала, управлявани с RPA
- Двуфакторна защита по SMS и през приложение.
- ~25 ч
- ръчен труд, спестен всеки месец
- Около 300 часа за година.
01
Предизвикателството
Клиентът ни е счетоводна кантора от България, която предлага и финансово управление. Екипът ѝ от 10-15 души обслужва счетоводно повече от 100 клиентски дружества.
Приключването беше два пъти месечно и преди всяко от тях служител минаваше през три портала за онлайн банкиране: UniCredit Bulbank, ProCredit Bank и UBB. Работата вървеше профил по профил, за повече от 70 дружества. При всеки вход се искаше двуфакторно потвърждение, с SMS код или през мобилно приложение. Следваше рутината за всяка сметка: отваряне, сваляне на извлечението и салдото, преименуване на файла според правилата на кантората и записване в точната папка в SharePoint.
Цената на ръчната рутина
- Часове. Всяко изпълнение отнемаше по 5-6 часа за всяка от големите банки и 1-2 часа за по-малката.
- Всичко зависи от няколко души. Задачата можеха да изпълнят само служителите, които имат банковите достъпи и получават кодовете. Ако са в отпуск или болни, приключването чакаше.
- Пропуски в данните. Изпусната сметка означаваше приключване с непълни данни, а грешката излизаше наяве чак когато сумите не се засичат.
- Растеж с таван. Всяко ново дружество носеше още ръчни часове, тоест повече клиенти изискваха повече хора.
- Няма API. За този случай банките не предоставят API за извлечения. Единственият път е уеб порталът, който ползва и служителят.
02
Какво направихме
Създадохме робот, който събира извлеченията без надзор, върху n8n платформа на собствен хостинг. До банките той стига с RPA през онлайн порталите им, без API.
RPA механизъм, вграден от нас в n8n
Не купихме лиценз за отделен RPA продукт за всеки робот. Написахме собствени конектори за управление на браузър, които се изпълняват директно в n8n worker-ите и стъпват на LTS версията на Playwright. Библиотеката има повече от 50 активности, разработени от нас, и може да автоматизира всяко приложение в браузър. Браузърът действа като човек: въвежда, изчаква и навигира като реален потребител. Няма RPA лиценз на робот, няма отделна среда за изпълнение, а капацитетът расте заедно с n8n worker-ите.
Настройки в ръцете на счетоводителите
Всяка банкова сметка е ред в Excel: банка, фирмен профил с името от портала, ЕИК, номер на сметка, начин на удостоверяване, чий е достъпът, папка за запис и ключ за включване или изключване. Нова сметка, ново дружество или изцяло нов клиент се добавят с ред. Не е нужна заявка за промяна.
Два пътя през двуфакторната защита
| Вид защита | Какво прави роботът |
|---|---|
| Еднократен код по SMS | Кодът се прихваща автоматично и стига до робота през webhook, а входът приключва сам |
| Одобрение в банково приложение | Собственикът на достъпа получава форма, на която отговаря с едно щракване. Роботът изчаква и продължава. Одобрението остава в ръцете на собственика на достъпа |
Проектиран да изглежда за банката като обикновен потребител
- Сесии, групирани по достъп. Всички фирмени профили под един достъп в дадена банка минават в една сесия. Няма повторни входове и няма блокирани акаунти.
- Собствена под-автоматизация за всяка банка поема навигацията, входа, избора на дружество и сметка и свалянето. Всички са сглобени от една и съща библиотека с активности.
Файловете стигат там, където ги търси следващият робот
Роботът сваля извлеченията и салдата като PDF и Excel и ги конвертира, когато форматът на банката налага това. Преименува всеки файл по правилото на кантората и го качва през Microsoft Graph API в папки в SharePoint, подредени по дата. Достъпите се съхраняват в криптирано хранилище.
- Роботът тръгва по график на 5-ия и 15-ия ден от месеца. Допълнително изпълнение се стартира при нужда през линк с удостоверяване.
- Всяка отделна сметка може да бъде спряна, без това да засяга останалите.
Технологичен стек
| Слой | Инструменти |
|---|---|
| Оркестрация | n8n на собствен хостинг, в режим с worker-и |
| RPA | Наши n8n възли, базирани на Playwright, с 50+ активности |
| Двуфакторна защита | Webhook-и за прихващане на SMS кодове, форми за одобрение през приложение, n8n таблици с данни |
| Съхранение на файлове | Microsoft SharePoint и Microsoft Graph API |
| Конфигурация и сигурност | Конфигурация в Excel, криптирано хранилище за достъпи |
03
Резултатът
| Ръчно | Автоматизирано | |
|---|---|---|
| Време за извлеченията при всяко приключване | 11-14 часа, три портала | Без участие на човек |
| Кой е нужен | Само хората с достъпите | Никой |
| Добавяне на банкова сметка | Допълнителна ръчна стъпка всеки път | Един ред в конфигурацията |
| Именуване и записване | Ръчно | По едно и също правило всеки път |
- Два пъти месечно извлеченията за 70+ дружества в 3 банки се събират без човек пред екрана.
- Приблизително 25 часа ръчен труд по-малко на месец, близо 300 часа за година.
- Приключването вече не чака служителя с кодовете да е в офиса.
- Всеки файл се именува и записва по едно правило. Той е входът за робота, който прави банковото равнение, който работи след него, и без него това равнение не би било възможно.
- Нова банкова сметка изисква един ред в конфигурацията, а не часове на разработчик.
- Механизъм за многократна употреба. Със същите 50+ активности може да се автоматизира всеки друг портал или уеб приложение, на което кантората разчита.
Какво екипите обикновено подценяват
Банките променят порталите си без предупреждение. Без наблюдение и план за поддръжка роботът просто спира, а това се разбира чак в деня на приключването. Затова включваме и двете от самото начало.
Изградено с
Платформите и инструментите, на които работи решението.
Още казуси
Сходни проблеми, измерени по същия начин.
Счетоводна фирма · България · екип от 10-15 души, обслужва над 100 дружества
Банкови извлечения, които се изравняват и осчетоводяват сами
- от операциите се изравняват и осчетоводяват автоматично
- ~90%
- от операциите се изравняват и осчетоводяват автоматично
- формата на извлечения от български банки
- 5
- формата на извлечения от български банки
Счетоводна кантора в България · екип от 10-15 души · над 100 обслужвани дружества
AI, който разчита и осчетоводява фактури
- от документите минават без корекция
- 97%
- от документите минават без корекция
- по-малко ръчно въвеждане на година
- 576 ч
- по-малко ръчно въвеждане на година
Счетоводно-консултантска фирма · България · големи клиенти от фармацията, R&D и здравеопазването, част от тях листвани в САЩ
Банкови извлечения без ръчно въвеждане: RPA изцяло на място
- работни дни на месец, освободени за екипа
- ~9
- работни дни на месец, освободени за екипа
- реда във всяко извлечение, въведени от робота
- 200-300
- реда във всяко извлечение, въведени от робота