AI, който разчита и осчетоводява фактури

Създадохме робот, който обработва фактурите от началото до края без надзор, върху самостоятелно хостван n8n. Екипът вече изобщо не въвежда фактури, а роботът записва директно в счетоводната система, с която хората и без това работят.

Девет стъпки от скана до счетоводната книга

1. Събиране. Роботът взима пакетите от SharePoint библиотеката на клиента чрез Microsoft Graph API, поотделно за всяко дружество и период.
2. Разделяне и сортиране с AI. Разделител в Google Document AI, обучен специално за задачата, разбива многостраничния скан на самостоятелни документи и различава същинските фактури от касовите бележки, връщанията и останалото.
3. Извличане, обучено върху български документи. Моделът разчита доставчика, ЕИК и ДДС номера му, номера и датата на фактурата, сумите (основа, ДДС, общо), както и всички редове с количеството и цената за единица. Справя се и с ръкописни документи. F1 резултат: 0,95.
4. Без налучкване. Ако документът не може да се разчете уверено, той отива при човек, вместо да се осчетоводи по догадка.
5. Бизнес правила. Авансовите, окончателните и фактурите с приспадане на аванс се пропускат. Фактурите от предходна година се задържат. Комбинацията от доставчик и фактурен номер не може да се повтаря, затова дубликат никога не стига до счетоводството.
6. Проверки и допълване на данни. Непознатият доставчик се проверява в Търговския регистър и се създава със сметките си по подразбиране. Фактурите, вече маркирани като платени, се разпознават и пропускат.
7. Разнасяне по сметки, което определят счетоводителите. Excel файл съпоставя ключови думи в описанието, видове операции и IBAN-и с дебитни и кредитни сметки и така определя как се осчетоводява всеки ред. Правилата остават при счетоводителите, а не в кода.
8. Запис директно в базата. Конектор за Microinvest, който написахме сами, записва проверените документи направо в MSSQL базата на всяко дружество. Преди всяко изпълнение роботът отваря VPN тунел за целта.
9. Отчет и изключения. Всеки ред се регистрира по време на обработката и после влиза в Excel отчет, който се съхранява в SharePoint и пристига по имейл. Всичко неосчетоводено се отбелязва като системно или бизнес изключение, с причината, обяснена ясно и разбираемо.

Въпрос, който не се повтаря

Понякога името на доставчика не съвпада: на латиница във фактурата, на кирилица в счетоводната система. Тогава счетоводителят получава форма за потвърждение, която отнема едно щракване. Записваме отговора и този въпрос повече не се появява, а списъкът с изключения намалява всеки месец без ничия намеса.

Проектиран да работи без надзор

• Стартира по ежедневен график или при поискване от защитен линк.
• Може да се пусне отново след срив без дублирани редове в отчета или в счетоводството.
• Следен отблизо в период на засилена поддръжка след пускането.

Технологичен стек