Счетоводна фирма · България · екип от 10-15 души, обслужва над 100 дружества
Банкови извлечения, които се изравняват и осчетоводяват сами
Когато изравняването в края на месеца се прави ръчно, ред по ред, последиците са двойно регистрирани плащания и фактури, които стоят открити седмици след плащането. Днес приблизително 90% от банковите операции се съпоставят и осчетоводяват автоматично, а счетоводителите се занимават само с редовете, при които е нужна преценка.
- Индустрия
- Счетоводство и текущо осчетоводяване
- Функция
- Финанси и счетоводство
- Регион
- България
- Продължителност
- 6 седмици
- Екип
- 3 души
Резултати
- ~90%
- от операциите се изравняват и осчетоводяват автоматично
- Останалото са редове от банката без смислено основание.
- 5
- формата на извлечения от български банки
- Добавянето на банка е нов шаблон. Последната отне приблизително четири часа.
- 0
- двойно регистрирани плащания
- Вече погасените документи се улавят още преди осчетоводяване.
01
Предизвикателството
Клиентът е българска фирма за счетоводни и финансови услуги. Екипът ѝ от 10-15 души обслужва над 100 дружества, чието счетоводство се води в Microinvest.
Банковите извлечения се обработваха ръчно, ред по ред. За всяко движение някой трябваше да открие коя фактура покрива плащането, да се увери, че тя още е открита, да разбере кой е контрагентът и да избере сметките за осчетоводяване. Това се повтаряше за всяка сметка на всяко дружество, всеки месец. За заплати, тегления от банкомат, банкови такси и плащания към бюджета важаха отделни правила.
Цената на ръчната работа
- Дублирани записи и позиции, които отдавна трябва да са закрити. Двойно осчетоводено плащане или платена фактура, която продължава да виси открита, дават грешна картина на счетоводството на клиента, а грешката излиза наяве късно.
- Експертно време за предвидими операции. Голяма част от редовете следват ясен модел, но всеки от тях минаваше през ръцете на квалифициран счетоводител.
- Забавяне на последната стъпка. Изравняването идва непосредствено преди приключването, затова всяко закъснение тук отлага и самото приключване.
02
Какво направихме
Създадохме робот за изравняване, който работи без надзор върху самостоятелно хостван n8n и записва операциите директно в счетоводната система.
Извлечения от която и да е банка
За формата на всяка банка има отделен структуриран конектор. В момента се поддържат пет български банки. Добавянето на нова банка изисква нов шаблон, а не пренаписване на кода, като последната отне приблизително четири часа. Преди каквото и да е осчетоводяване се проверяват структурата и ключовите полета. Всичко, което изтегля и подрежда нашият робот, който сваля извлеченията, влиза директно в процеса.
Съпоставяне само с открити позиции
Роботът изтегля откритите фактури от Microinvest и проверява всеки ред от извлечението спрямо тях. Ако документът вече е погасен, роботът го разпознава и плащането не се записва повторно. При съвпадение фактурата се закрива с данните от извлечението.
Правилата са в ръцете на счетоводителите
Начинът на осчетоводяване на всяко движение се определя от правила в Excel: ключови думи в основанието за плащане, приход или разход, IBAN, дебитна и кредитна сметка. Изпълнението на правилата става в n8n.
| Тип движение | Как се обработва |
|---|---|
| Плащания по фактури | Свързват се с откритата фактура, която след това се закрива |
| Заплати | Отделен набор от правила |
| Тегления от банкомат | Отделен набор от правила |
| Банкови такси | Отделен набор от правила |
| Бюджетни и данъчни плащания | Отделен набор от правила |
| Плащания към свързани лица | Отделен набор от правила |
Записи като въведени на ръка
- Откриване на контрагента. Ако контрагентът го няма в счетоводната система, роботът го намира в Търговския регистър и го създава заедно със сметките му по подразбиране.
- Запис директно в книгите. Съпоставените плащания се записват в отделната Microinvest база на всяко дружество през защитена VPN връзка. Операциите в базата повторихме по модела на записи, въведени през екраните на самата програма, затова резултатът не се различава от ръчното въвеждане.
Изключения, които правят системата по-умна
Разделяме бизнес изключенията (няма правило, дружеството не може да бъде разпознато) от системните (посоченият документ липсва или вече е платен). Често името на фирмата се различава: в извлечението е изписано на латиница, а в счетоводството с кирилски букви. Тогава роботът изпраща форма за потвърждение, записва отговора и оттам нататък съвпадението е трайно.
Отчети и защита
- За всяко извлечение се генерира отделен Excel отчет за всеки ред: валута и IBAN, тип операция, сметка и контрагент, сума с евровата ѝ стойност, номер на документа, дати, основание, наличност след операцията, статус и ID на изпълнението. Отчетът се съхранява в SharePoint и се изпраща на екипа по имейл.
- Всеки ред се отбелязва веднага след обработката, затова прекъснат цикъл може да се пусне отново, без да се появят дублирани записи.
- Файловете с извлечения стоят на сървъра за автоматизация само докато се обработват и след това веднага се изтриват. Достъпът до сървъра е с двуфакторно удостоверяване.
Технологичен стек
| Слой | Инструменти |
|---|---|
| Оркестрация | Самостоятелно хостван n8n с машина за правила на JavaScript |
| Извлечения | Наши конектори за 5 български банки |
| Счетоводство | Microinvest Delta Pro през наш MSSQL конектор по OpenVPN |
| Обогатяване | Справка в Търговския регистър |
| Отчети | Excel, имейл, Microsoft SharePoint, Microsoft Graph API |
03
Резултатът
| Преди | След | |
|---|---|---|
| Ръчно осчетоводени редове | Всеки ред | Приблизително 10% |
| Двойни плащания | Забелязвани късно или изобщо не | Спирани преди осчетоводяване |
| Проследимост | Каквото помни счетоводителят | Извлечение, изпълнение и правило зад всеки запис |
| Непознати имена на контрагенти | Въпрос при всеки случай | Един въпрос, отговорът остава завинаги |
- Без участие на счетоводител се изравняват и осчетоводяват приблизително 90% от операциите.
- Повечето от другите 10% са редове, които банката е подала без смислено основание. Екипът ги получава като кратък списък с изключения, а не като цяло извлечение за преглед.
- Всеки запис може да се проследи до извлечението, от което идва, до изпълнението, което го е обработило, и до правилото, по което е разпределен.
- Разминаванията в имената изчезват с времето: всяка попълнена форма се пази и същият въпрос не се задава втори път.
- Това е трети робот в рамките на обща програма. Той използва повторно Microinvest конектора и справката в Търговския регистър, които първо създадохме за автоматизацията на фактурите.
Три робота в една счетоводна фирма: извлеченията се теглят, фактурите се осчетоводяват, плащанията се изравняват, без нищо да се преписва.
Къде обикновено нещата се объркват
С времето клиентите въвеждат нови видове плащания и правилата спират да пасват. Ако никой не отговаря за правилата, процентът на съвпадение пада, без някой да забележи. Онова, което го държи на 90%, е, че правилата стоят в таблица, която счетоводителите поддържат сами.
Изградено с
Платформите и инструментите, на които работи решението.
Още казуси
Сходни проблеми, измерени по същия начин.
Счетоводна кантора в България · екип от 10-15 души · над 100 обслужвани дружества
AI, който разчита и осчетоводява фактури
- от документите минават без корекция
- 97%
- от документите минават без корекция
- по-малко ръчно въвеждане на година
- 576 ч
- по-малко ръчно въвеждане на година
Българска счетоводна кантора · 10-15 служители · води счетоводството на 100+ клиентски дружества
Банкови извлечения, свалени без ръчна работа
- клиентски дружества, обработвани два пъти в месеца
- 70+
- клиентски дружества, обработвани два пъти в месеца
- банкови портала, управлявани с RPA
- 3
- банкови портала, управлявани с RPA
Счетоводно-консултантска фирма · България · големи клиенти от фармацията, R&D и здравеопазването, част от тях листвани в САЩ
Банкови извлечения без ръчно въвеждане: RPA изцяло на място
- работни дни на месец, освободени за екипа
- ~9
- работни дни на месец, освободени за екипа
- реда във всяко извлечение, въведени от робота
- 200-300
- реда във всяко извлечение, въведени от робота