Организация с мрежа от доставчици и външни изпълнители · 4 вида документи, един поток
Една UiPath архитектура за четири вида документи от външни изпълнители
Външните изпълнители изпращат четири вида документи: фактури, отчети за отработените часове, одобрения на тези часове и поръчки за покупка. Всеки вид има свои правила и всеки документ, обработван на ръка, носи риск от забавяне и грешки с доставчиците. Проектирахме обща UiPath архитектура за многократна употреба, която автоматизира и четирите вида, с отчети и BI табла върху нея.
- Функция
- Снабдяване
Резултати
- 4
- вида документи от външни изпълнители вече са автоматизирани
- Фактури, отчети за часове, одобрения на часове, поръчки за покупка. Обхват, а не спестяване.
- 1
- обща архитектура и за четирите вида
- Един IPA дизайн върху UiPath вместо робот за една задача. Обхват, а не спестяване.
- 1
- слой за отчети и BI върху автоматизацията
- Отчети и табла по поръчка за непрекъсната видимост. Обхват, а не спестяване.
01
Предизвикателството
Клиентът работи с широка мрежа от доставчици и външни изпълнители. При всеки ангажимент се появяват едни и същи документи: фактури, отчети за отработените часове, одобрения на часовете и поръчки за покупка. Всеки от тях има свой формат, свои правила и своя стъпка във веригата на одобрение.
Липсваше обща архитектура за автоматизация на този поток, която да може да се използва многократно. Всеки вид документ се решаваше поотделно. Това пречеше работата да се върши еднакво и ограничаваше растежа ѝ към нови доставчици и нови видове документи.
Цената на този модел
- Отделен процес за всеки вид документ. Всеки от четирите минаваше по свой ръчен път, със свои правила и свои поводи за грешка.
- Ръчна работа, която расте заедно с мрежата. Повече доставчици и изпълнители носеха повече от същия труд, а не по-строг контрол.
- Забавяния и грешки с доставчиците. Всеки вид документ, който още се обработваше ръчно, беше поредната точка, през която може да мине закъсняло одобрение или неточна цифра.
02
Какво направихме
В този проект за интелигентна автоматизация на процеси (IPA) с UiPath бяхме архитект на решението. Вместо робот за една-единствена задача проектирахме обща архитектура за многократна употреба, която покрива целия поток от документи на външните изпълнители.
Четири вида документи, един дизайн
| Вид документ | Роля в отношенията с доставчика |
|---|---|
| Фактури | Сумата, която изпълнителят начислява |
| Отчети за отработените часове | Часовете, на които се основава фактурата |
| Одобрения на часовете | Потвърждението, че тези часове се приемат |
| Поръчки за покупка | Ангажиментът, спрямо който се издава фактурата |
И четирите работят върху една и съща основа.
Защо обща архитектура, а не отделен робот за всеки документ
- Еднаквост. Един дизайн покрива всички видове документи и четирите следват правилата по един и същ начин, не само този с най-голям обем.
- Възможност за растеж. Архитектурата за многократна употреба маха точно ограничението на ръчния процес: всеки нов доставчик или вид документ използва вече направеното.
- Една основа за поддръжка. Всяко подобрение в общата основа се отразява на всички потоци, изградени върху нея.
- Отговорност на архитектурно ниво. Носехме отговорност за проектирането на автоматизацията, а не само за изработката на роботи.
Слой за отчети
Върху автоматизацията стоят отчети, разработени по поръчка, и BI табла, които дават непрекъсната видимост върху документите на външните изпълнители.
Технологичен стек
| Слой | Инструменти |
|---|---|
| Платформа за автоматизация | UiPath, IPA (интелигентна автоматизация на процеси) |
| Логика | Автоматизация по поръчка върху обща архитектура за многократна употреба |
| Отчети | BI табла и отчети по поръчка |
03
Резултатът
По този ангажимент данни за обеми, точност или спестено време не са събирани. Затова резултатът е представен чрез обхвата на решението, не чрез спестявания.
| Преди | След | |
|---|---|---|
| Видове документи от външни изпълнители | Четири, всеки по отделен път | Четири, автоматизирани върху обща архитектура |
| Дизайн на автоматизацията | Нищо общо и нищо за многократна употреба | Обща UiPath IPA архитектура за многократна употреба |
| Видимост | Откъсната от потока документи | Отчети по поръчка и BI табла върху автоматизацията |
- И четирите вида документи от външни изпълнители са автоматизирани: фактури, отчети за отработените часове, одобрения на часовете и поръчки за покупка.
- Обща архитектура за многократна употреба на мястото на робот за една задача.
- Отчети и BI табла върху автоматизацията за непрекъсната видимост.
- Отговорност за дизайна на автоматизацията на ниво архитект на решението.
Къде обикновено се греши
Често първо се автоматизира документът с най-голям обем, а другите остават ръчни. Тогава целият процес върви само толкова бързо, колкото позволява най-бавната ръчна стъпка, а всеки допълнителен вид документ се превръща в отделен проект. Една архитектура за четирите вида премахва това слабо звено още от първия ден.
Изградено с
Платформите и инструментите, на които работи решението.
Още казуси
Сходни проблеми, измерени по същия начин.
Американски индустриален дистрибутор · клапани, тръби и арматура за контрол на потока · 50+ локации
UiPath робот обработва транспортните документи на индустриален дистрибутор
- документа, отделени от всеки сканиран пакет
- 5-6
- документа, отделени от всеки сканиран пакет
- подписа, сверени за всяка пратка
- 3-4
- подписа, сверени за всяка пратка
Университет · Италия · сред най-големите частни университети в Европа, с няколко филиала
Автоматична проверка на кандидат-студенти с AI за университет в Италия
- кандидатури, проверени всяка година
- ~20 000
- кандидатури, проверени всяка година
- от кандидатурите роботът обработва вярно
- ~90-95%
- от кандидатурите роботът обработва вярно
Счетоводна кантора в България · екип от 10-15 души · над 100 обслужвани дружества
AI, който разчита и осчетоводява фактури
- от документите минават без корекция
- 97%
- от документите минават без корекция
- по-малко ръчно въвеждане на година
- 576 ч
- по-малко ръчно въвеждане на година