Автоматична проверка на кандидат-студенти с AI за университет в Италия

Клиентът е сред най-големите частни университети в Европа. Седалището му е в Италия и има няколко филиала. Кандидатите подават документи през онлайн портал: качват документ за самоличност и снимка. Приемната служба разглежда всяка кандидатура и пише на кандидата, ако нещо липсва или не е наред. Един филиал организира приема си в отделна система с API. Приемните кампании са две на година, с около 20 000 кандидатури за проверка.

Всичко ставаше ръчно. За всяка кандидатура служител отваряше качения документ, сравняваше го с данните във формуляра, преценяваше дали документът е във формат, който италианската държава признава, и преглеждаше снимката два пъти. Първо спрямо правилата за портрет (едноцветен фон, без селфи от банята), после спрямо лицето от документа.

Цената на ръчната работа

• Екип, блокиран в пика. Между четирима и осем души бяха ангажирани за един до два месеца, два пъти в годината, точно когато приемната служба е най-натоварена.
• Самоличност на око. Около 20 000 сверявания годишно, решавани от служителя, който се случи на смяна.
• Грешни хора в регистъра. Едно пропуснато несъответствие, документ в неприемлив формат или снимка на друг човек води до грешна самоличност в студентските данни.
• Кандидатите чакат. Всеки ден ръчно натрупана работа е още един ден, преди кандидатът да научи, че нещо липсва.
• Два канала, едни и същи ръчни проверки. Тези проверки трябваше да покриват и портала, и системата с API.

Първоначалната документация по проекта не е запазена. Затова стойностите тук са ориентировъчни: работни числа и спомени на екипа, който внедри решението, а не резултат от одитирани измервания.

• Около 20 000 кандидатури, проверени всяка година в две кампании от 2022 до 2025 г., или общо над 60 000 за целия период на проекта.
• Роботът се справяше правилно с около 90-95% от кандидатурите. Останалите, плюс всеки казус с липсваща информация или неразчетени полета, отиваха при хора.
• Ръчната проверка се пое от робота. Служителите се занимават само с грешни или непълни кандидатури. Екипът по внедряването нарича спестяванията огромни, макар никой да не ги е измерил официално.
• Единен стандарт за проверка за всеки кандидат и всяка кампания, във всички филиали и в двата канала.
• Повече от 3 години без прекъсване, през цялото време с наша поддръжка, надграждане и обслужване.

Кога обикновено се чупи роботът за прием

Сривът идва в най-неудобния момент: първата седмица на кампанията, когато обемът рязко расте, а Windows обновление на машината на робота, нов формат на документ или промяна в портала го спират. Нашата поддръжка обхващаше и робота, и инфраструктурата под него, а нетипичните случаи решавахме веднага щом изникнат. Така всяка кампания стартираше с изправен робот.