Лондон · частно училище с детска градина · приблизително 200 деца

Финансите на едно частно училище: план за автоматизация

В това лондонско училище с детска градина цялата финансова работа лежеше на един финансов администратор, който беше подал оставка. Фактури, директни дебити, банкови движения и сметки от доставчици зависеха от ръцете и паметта на един човек. Описахме всеки процес, проектирахме автоматизация, която свързва системите, и предадохме на директорите план, така че месечното приключване да продължи и след неговото напускане.

An Automation Plan for an Independent School's Finances

Индустрия: Образование
Функция: Финанси и счетоводство
Регион: Великобритания
Продължителност: 3 седмици

Резултати

20 ч → 1 ч
седмичен финансов труд: Прогноза: остават само прегледът и изключенията.; 780 ч
освободени за година: Прогноза, с изплащане за приблизително година.; 200
деца с такси и равнение за всеки срок: Две системи, нито една с API, което да се ползва.

Предизвикателството

Клиентът е частно подготвително училище с детска градина в Лондон. В него учат приблизително 200 деца, а персоналът е 45 души. Училището вече ползваше съвременен софтуер, но системите не говореха помежду си. В Connect Childcare се водеха посещенията и таксите на родителите. Счетоводството беше в Pegasus. GoCardless обслужваше директните дебити, тоест автоматичното изтегляне на таксите от сметките на родителите. Банкирането минаваше през Barclays, а всичко останало се крепеше на таблици. Да свързва всичко това на ръка беше работа на финансовия администратор.

Къде отиваха часовете

Процес	Как изглеждаше на практика
Такси на родителите	Приблизително 180 фактури на срок, всяка изготвена, проверена и изпратена отделно; при промяна в посещенията сумата се смяташе и пращаше отново
Събиране на вземания	Плановете за директен дебит се въвеждаха ръчно, банката се преглеждаше веднъж месечно, плащанията се свързваха с децата на ръка, а закъснелите платци се търсеха един по един
Сметки от доставчици	Повече от 50 фактури на месец, извадени от пощата, въведени, равнени и платени ръчно
Законови срокове	HMRC (данъчната служба на Обединеното кралство), пенсионният фонд за учители Teachers' Pension, тримесечното ДДС и годишните удостоверения, следени в ръчно поддържан календар

Всичко в един човек. Болест, отпуск или напускане спираха финансите. А администраторът наистина напускаше.
Растежът опираше в стена. Петдесет семейства повече изискваха повече време от администратора, а не просто смяна на настройка.

Какво направихме

Ангажиментът беше платен и имаше три части: оценка за дигитална трансформация, автоматизационна стратегия и цялостен дизайн на решението. Завърши с план за изграждане с цени, който директорите можеха да приложат веднага.

Оценка: колко от работата може да поеме система

Проследихме приходите и разходите такива, каквито са днес, стъпка след стъпка. Изготвихме карти на текущите процеси, текущите процеси по периодичност и целевите процеси. След това класирахме осем възможности според стойността, потенциала и нужното усилие:

Възможност	Дял, който може да се автоматизира
Преход към Xero (основа)	Условие за останалото
Плащания към доставчици	80%
Фактури към родителите	85%
Следене на плащанията и събиране на дълговете	90%
Портал, в който родителите сами намират отговори	75% от запитванията
Teachers' Pension и възнаграждения	65%
По-добро използване на грантовете	60%
Договори с доставчици и техните подновявания	70%

Стратегия: 12 месеца, пет етапа

Основа. Преход от Pegasus към Xero с банков фийд, пренасяне на историята с доставчиците и вградени интеграции. Препоръката дадохме заедно със съветниците на самото училище.
Разходи. Автоматизация на плащанията към доставчици.
Приходи. Автоматизация на таксуването и равнението.
Самообслужване. Портал за родителите.
Анализи. Прогнози, отчети за управителния орган и ранно откриване на забавени плащания.

Какво прави ядрото на решението

Такси за срока и грантове. Обновява данните за децата и разпределението на финансирането, зарежда потвържденията за грантове и избира децата, които имат право на финансиране за периода. Изключенията отиват при човек, вместо системата да предполага.
Цикълът на директния дебит. Генерира и експортира таксуването, добавя допълнителните позиции, след това качва файла за събиране и го проверява, преди да бъде изтеглена дори една сума.
Механизъм за равнение. Свързва банковите движения с всяко дете, обработва върнатите директни дебити и праща несвързаните позиции за преглед. Счетоводният пакет не дава достъп до равнение през своето API, а банковите му правила не издържат на 200 семейства, затова съпоставянето е написано като код.
Фактури от доставчици. Документен AI чете всяка сметка. Матрицата на училището със 70 доставчика определя сметката, разходния център и третирането по ДДС, след което сметката се въвежда за преглед.
Без точка за интеграция, но автоматизирани. Connect Childcare се управлява от десктоп механизъм, който изградихме на Python и Robot Framework. Xero се управлява от нашите n8n възли на основата на Playwright. Целият цикъл се оркестрира от n8n.
Контроли. Опашка за преглед от човек, отчети и известия при всяко изпълнение и един месец паралелна работа под наблюдение, редом с финансовия администратор, преди каквото и да е да тръгне самостоятелно.

Технологичен стек

Слой	Проектирано с
Оркестрация	n8n
Уеб автоматизация	Наши n8n възли на основата на Playwright (Xero)
Десктоп автоматизация	Python с Robot Framework (Connect Childcare)
Документи	OCR и документен AI за сметките от доставчици
Финансов стек	Xero, GoCardless, банков фийд през отворено банкиране, DocuSign, преминаване от Pegasus към Xero

Резултатът

Всяка цифра тук е прогноза, основана на оценката и на данните на самото училище.

	Сега	След автоматизацията (прогноза)
Седмична финансова работа	~20 часа	~1 час проверка на резултатите
Месечна финансова работа	~70 часа	~5 часа за преглед и изключения
Освободени часове за година		~780
На какво стъпва приключването	На един финансов администратор	На описан процес, който се повтаря
50 семейства повече	Още време от администратора	Смяна на настройка

Седмичната финансова работа пада от около 20 часа до 1 час проверка, което освобождава близо 780 часа годишно.
Изграждането се изплаща за приблизително година.
Приключването спира да зависи от един човек. Процесът е описан, повтаря се и подлежи на одит.
Щатът на администратор на пълен работен ден става координатор на непълен ден, който се занимава с изключенията, одобренията и планирането.
Ръстът означава смяна на настройка, а не ново назначение.

Какво екипите обикновено подценяват

Докато процесът работи, зависимостта от един човек не се вижда. Тя излиза наяве седмицата, в която той си тръгва, и тогава вече няма кой да опише как се работи.

Изградено с

Платформите и инструментите, на които работи решението.

Обхват

Услуги

Индустрии

Образование

Бизнес функции

Резултати за бизнеса

Още казуси

Сходни проблеми, измерени по същия начин.

Всички казуси

Счетоводно-консултантска фирма · България · големи клиенти от фармацията, R&D и здравеопазването, част от тях листвани в САЩ

Банкови извлечения без ръчно въвеждане: RPA изцяло на място

работни дни на месец, освободени за екипа: ~9; работни дни на месец, освободени за екипа
реда във всяко извлечение, въведени от робота: 200-300; реда във всяко извлечение, въведени от робота

AI That Reads and Posts Accounting Invoices

Счетоводна кантора в България · екип от 10-15 души · над 100 обслужвани дружества

AI, който разчита и осчетоводява фактури

от документите минават без корекция: 97%; от документите минават без корекция
по-малко ръчно въвеждане на година: 576 ч; по-малко ръчно въвеждане на година

Българска счетоводна кантора · 10-15 служители · води счетоводството на 100+ клиентски дружества

Банкови извлечения, свалени без ръчна работа

клиентски дружества, обработвани два пъти в месеца: 70+; клиентски дружества, обработвани два пъти в месеца
банкови портала, управлявани с RPA: 3; банкови портала, управлявани с RPA