UiPath робот свързва фактурите между SAP и Esker в луксозна модна къща

Клиентът е италианска луксозна модна къща, част от световна луксозна група. Седем сестрински дружества в Европа ѝ изпращат вътрешногрупови фактури. Те постъпват в Esker, облачната платформа на групата за входящи доставчически фактури. Там чакат ред за вътрешногрупова проверка. Всяка фактура трябваше ръчно да се открие в SAP, да се осчетоводи там и после в Esker да се свърже със съответния SAP документ.

Преди разработката описанието на процеса фиксира ръчното изходно ниво: 24 минути и 54 секунди за изпълнение, 155 действия, 152 натискания на клавиатурата и 96 клика с мишката, разпределени в 17 прозореца и 4 приложения.

Къде отиваха усилията

• Всичко се пишеше два пъти. При всяка фактура датата, номерът, сумата и референцията към поръчката се пренасяха от едната система в другата.
• Съпоставяне на очи. Двете системи имат обща само сумата, затова съпоставянето ставаше ръчно и с риск от грешки.
• Една рутина, седем пъти. Стъпките се повтаряха за всяко сестринско дружество, като всяко има свой вид документ, ДДС код и код на доставчик.
• Висящи фактури. Ако фактура е осчетоводена в SAP, но не е свързана в Esker, тя остава отворена там, раздува опашката и утежнява равнението в края на месеца.
• Изгубено време. Около 25 минути кликане и писане за всяко записано изпълнение.

Счетоводителят вече не пренася фактури между двете системи. Роботът е проектиран да съпоставя всяка фактура, да я осчетоводява в SAP и да я свързва обратно в Esker, едно дружество след друго, и да отчита всичко, за което не е намерил съвпадение.

• Един робот съпоставя, осчетоводява в SAP и свързва в Esker вътрешногруповите фактури на седем сестрински дружества.
• Целта по проект е 80% по-малко време за обработка на фактура спрямо ръчно изходно ниво от около 25 минути за изпълнение. Реалните спестявания не са измерени.
• За всяко изпълнение има отчет по дружества, а несъпоставените фактури се записват, за да бъдат проследени.
• Без интеграционен проект. Робот, който ползва същите екрани като счетоводителя, свърза две финансови платформи за месеци.

Риск, който лесно се подценява

Когато единственото общо поле между две финансови системи е сумата, простото съпоставяне ще сбърка фактурите още при първите две с еднаква стойност. Затова роботът минава дружество по дружество, като започва от най-старите фактури, записва всичко без съвпадение и поставя стъпка за симулация и превключватели само за продукционна среда пред всяко осчетоводяване в SAP и всяко свързване в Esker. Така грешното съвпадение се спира, преди да се превърне в грешен счетоводен запис.