Списъкът ви за автоматизация е сбор от мнения

Попитайте петима души във финансов отдел кой процес да автоматизират първи и ще получите пет отговора - всеки искрен и нито един измерен. Обикновено печели този, чийто собственик е най-високо в йерархията, най-настоятелен или най-скоро раздразнен. Това не е списък с приоритети. Това е запис на това кой е бил в стаята.

Как изглежда списък, подреден по мнения

Познава се по формата на оценките. Всеки кандидат отнема „около два дни седмично“. Всеки спестява „няколко щатни бройки“. Числата са кръгли, получени са на работна среща и никой не се е връщал да ги провери оттогава.

Проблемът не е, че оценките са грешни - първите оценки винаги са. Проблемът е, че няма механизъм, по който да бъдат коригирани, защото от самото начало нищо не е измерено.

Какво вече знае логът на събитията

Почти всеки процес, който бихте обмислили за автоматизация, оставя следа: времеви печати на тикети, дати на документи в ERP, метаданни от пощенски кутии, записи за одобрения. Тази следа отговаря на въпроси, на които една работна среща не може:

• Обем. Колко случая реално са минали през последното тримесечие, а не колко си спомнят хората.
• Време за обработка. Разпределението, а не средната стойност. Процес с медиана от две минути и опашка от четири часа е различен проблем за автоматизация от процес, който отнема по четиридесет минути всеки път.
• Преработка. Колко често един случай се връща. Преработката е най-недоотчетеният разход във всеки списък, който сме преглеждали, защото човекът, който я върши, не я възприема като отделна задача.
• Варианти. Колко различни пътя реално следва процесът. Шест подлежат на автоматизация. Двеста означават, че гледате проблем с вътрешните правила, маскиран като технологичен.

Подреждане по цена, а не по шум

Щом имате тези четири числа, подреждането се получава само: обемът, умножен по времето за обработка, претеглен с преработката и намален според броя варианти. Отнема един следобед. Интересното не е върхът на списъка - а средата, където три кандидата, за които всички са били сигурни, се оказва, че се изпълняват по единадесет пъти месечно.

Частта, която клиентите не харесват

Измереният списък винаги се скъсява. В нашите проекти приблизително една трета от предложените кандидати отпадат, обикновено по една от три причини: обемът го няма, процесът се променя всяко тримесечие или реалният разход е решение, което човек така или иначе трябва да поеме.

Да кажете това на клиента, преди да е платил за изграждане, е по-евтино, отколкото след това. Това е и най-бързият начин да разберете дали работите с някого, който иска автоматизация, или с някого, който иска число за слайд.

Откъде да започнете утре

Изберете процеса, от който екипът ви се оплаква най-много. Преди да определяте какъвто и да е обхват, експортирайте времевите печати за него за деветдесет дни. Ако не можете - ако следата не съществува - това е констатацията и тя идва преди всяко решение за автоматизация.